Zarządzanie klubem BJJ w praktyce

Problem rzadko polega na braku danych. Polega na tym, że są w pięciu miejscach: arkusz, telefon, Messenger, zeszyt trenera, aplikacja banku. Pierwszy krok to jedna lista, na której przy każdej osobie widać status członkostwa, grupę, pas z belkami i kontakt. Wtedy na pytanie, ile aktywnych osób jest w grupie dzieci, odpowiedź zajmuje sekundę.

Najwięcej czasu zjada nie przyjmowanie płatności, tylko ustalanie, kto zapłacił. Gdy przy każdym członku jest status składki i historia wpłat, nie trzeba przeglądać przelewów ani pytać na macie. Płatność online zamyka temat, a wpłaty gotówką czy przelewem księgujesz ręcznie w tym samym miejscu.

Kartka z obecnością ginie, a nikt nie przepisuje jej do arkusza. Jeden kod QR przy wejściu albo meldowanie z listy przez kadrę wystarczą, żeby każda obecność trafiła do historii członka. Z tego biorą się później najważniejsze liczby: kto przestał przychodzić, które zajęcia są pełne, ile treningów ma zawodnik przed kolejnym pasem.

Grafik powtarza się co tydzień, więc wystarczy ustawić go raz, z typem zajęć i grupą przy każdym slocie. Zmiany jednorazowe, jak odwołany trening czy dodatkowa wolna mata, dodajesz w kalendarzu, zamiast przerabiać cały plan. Tam też trafiają wydarzenia klubowe: zawody, seminarium z gościem, wspólny wyjazd na obóz czy gradacje. Zawodnicy widzą wszystko w aplikacji, w jednym kalendarzu, zamiast pytać na grupie, czy dziś są zajęcia i kiedy najbliższe zawody.

Na grupie informacja o zmianie godzin ginie pod memami i pytaniami o kimona. Osobny kanał ogłoszeń z powiadomieniem na telefon sprawia, że komunikat klubu dociera do wszystkich, a rozmowy zostają tam, gdzie są.

Przy nominacjach trener zwykle opiera się na wrażeniu. Historia frekwencji i data ostatniej promocji przy każdym zawodniku nie zastąpią oka trenera, ale pozwalają nikogo nie przeoczyć. Ktoś, kto od półtora roku cicho trenuje trzy razy w tygodniu, też zasługuje na rozmowę o pasie.

Nie trzeba wdrażać wszystkiego naraz. Lista członków i składki dają największą ulgę w pierwszym miesiącu. Frekwencja i grafik zaczynają procentować po kilku tygodniach, gdy zbierze się historia.